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28 jun 2020

Devo adquirir um software para o eSocial, GRO e PGR? Confira a resposta!

Vai pra baixo

Lá em 2014, quando o eSocial foi instituído, lentamente as empresas e profissionais começaram a pesquisar soluções que pudessem transmitir as informações de Segurança e Saúde no Trabalho (SST) ao Governo.

As empresas de software também intensificaram os seus desenvolvimentos para atender ao estabelecido pelo eSocial, ou seja, adequar as suas funcionalidades aos leiautes do Sistema de Escrituração Digital.

Em resumo, ambas as partes, nem todos mas a grande maioria, tinham como interesse único se preparar para atender as necessidades impostas pelo eSocial.

Mas, o que vimos frente a esta obrigação foi o seu adiamento frequente desde 2016. E, ainda em 2020, há a incerteza do que de fato será necessário.

Neste tempo, ao longo de mais de cinco anos, profissionais, empresas e desenvolvedoras de software investiram seus recursos (tempo, dinheiro) com o objetivo de atender as necessidades do eSocial.

Com isso, vem a frustração, já que ainda é incerto quando e como haverá esta obrigatoriedade.

E isso gera um sentimento de tempo e dinheiro perdido – principalmente aos clientes das empresas de software, já que é comum escutar: “investi, troquei/comprei software, treinei os profissionais e para que? Para nada…”.

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E agora, com a Nova NR 01, parece ter iniciado outro ciclo, no mesmo sentido.

Preciso ter um software para atender a legislação, para fazer o Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO) e o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR), já que com modelos e planilhas não terei condições…

Mas, a experiência nos mostra que, usando este argumento, poderemos nos decepcionar ou decepcionar o nosso cliente, novamente.

E pode ser apresentado as melhores justificativas, tais como: o Governo alterou os leiautes, alterou o cronograma, não vai ter, ops vai ter, mas agora é simplificado… Que quem paga a conta irá responsabilizar alguém.

Desta forma, o ponto chave é: você não deve adquirir um software para atender ao eSocial, GRO e PGR.

O software e o seu benefício à SST é muito maior que isso!

A aquisição ou o desenvolvimento de um software deve ou deveria ter como finalidade o auxílio na gestão de SST, já que ele apresenta (ou deveria), além de atender aos requisitos estabelecidos pela legislação (adaptação à legislação vigente – eSocial, GRO e PGR), diversos benefícios tangíveis, tais como:

  1. Melhora a tomada de decisão: com o software bem “alimentado – qualidade e confiablidade dos dados” haverá informações que irão subsidiar a tomada de decisão com mais precisão, de forma mais ágil e assertiva.
  2. Processos mais rápidos: O software permitirá executar processos de forma mas ágil. Tire como exemplo a emissão de um PPP – sem o sistema o profissional precisa buscar e reunir as informações administrativas do vínculo empregatício e depois ir atrás das demonstrações ambientais para registrar a exposição do trabalhador aos agentes nocivos. Já com o software, se possuir todos os dados em sua base, isso se faz em poucos minutos.
  3. Integração de dados: O software permitirá cruzamento e integração de informações, dando mais confiança, agilidade e assertividade nas informações. Usemos o mesmo exemplo do PPP, já que as informações do vínculo empregatício o sistema “buscaria” na base do RH/DP, enquando as demonstrações ambientais da base de SST.
  4. Redução de gastos (tempo, dinheiro): como o software viabiliza a execução de processos mais ágeis, bem como elimina ou reduz processos operacionais, há uma economia por trás disso.
  5. Redução de erros: O software tem em sua maioria, muitos campos com restrição de inserção ou validação, ou seja, se determinado dado equivocadamente for inserido o sistema não aceita ou apresenta alguma mensagem/notificação para alertar o profissional por trás do registro.

Esses são apenas alguns dos benefícios por trás de um sistema, que pode contribuir diretamente para a melhoria da gestão de SST.

Mas, antes de ir atrás de um software, ou paralelamente, ajuste seus processos internos, já que não podemos automatizar o caos.

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Pois, não adianta ter a ferramenta (Software) se não houver processos e pessoas capacitadas para extrair o melhor dele.

Isso é como a Fórmula 1: não adianta ter o melhor carro ou o mais competitivo se o piloto não for preparado.

Desta forma, para que um software possa auxiliar e contribuir com a gestão de SST, primeiramente precisamos:

1º Mapear os processos da empresa

2º Identificar oportunidades de melhorias, inconformidades e gargalos

3º Resolver estas oportunidades, inconformidades e gargalos

4º Padronizar e documentar os processos (Fluxos, Normas, Procedimentos)

5º Treinar as partes envolvidas

Após estas etapas, podemos partir para a automatização de alguns processos ou etapas dos processos, e é aí que o software entra.

Uma vez que você sabe o que, como, quando e quem precisa fazer.

Desta forma, haverá mais êxito na aquisição e utilização de um sistema, visando a melhoria da gestão de SST.

Autor:

Edivaldo Gregório

Edivaldo Gregório

Ajudo empresas na Gestão do FAP, NTEP e Alíquota GIIL-RAT, contribuindo para que estejam em compliance, reduzam custos e promovam ambientes de trabalho seguros.

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